LA TRINIDAD ARCHIVÍSTICA PANAMEÑA: ARCHIVO, DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO EXPLICADOS

Entender estos tres conceptos es la base de la gestión documental en cualquier institución panameña.

En el contexto legal y administrativo de Panamá, la correcta comprensión de Archivo, Documento y Documento de Archivo es vital. Aunque a menudo se usan indistintamente en el lenguaje común, en la archivística y la ley, representan niveles distintos de la información.

 

1. El Concepto de Archivo: El Contexto Organizacional

Definición en Panamá:  El Archivo es el conjunto orgánico de documentos, independientemente de su fecha, forma o soporte material, acumulados y recibidos por una persona física o jurídica (pública o privada) en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Aplicación Práctica Panameña:

No es solo un lugar: El Archivo no es solo el edificio o el cuarto donde se guardan papeles. Es el conjunto documental que pertenece a una entidad.

Ejemplo Local:  El Fondo Documental del Ministerio de Hacienda y Crédito Público es el Archivo de esa institución. Si se habla del Archivo Nacional, se refiere a la institución que custodia los archivos históricos de valor permanente del país.

 

2. El Concepto de Documento: La Evidencia Bruta

Definición General:  Un Documento es toda información registrada en cualquier tipo de soporte (papel, cinta magnética, microfilme, disco duro) que sirve como testimonio de un hecho, acto o actividad.

Aplicación Práctica Panameña:

Amplitud: Este concepto es amplio. Un memorando, un correo electrónico, una foto, un plano de construcción, o incluso un tweet oficial, son documentos si registran una acción.

Valor Potencial: En esta etapa, el documento tiene un valor potencial (puede ser administrativo, legal o histórico), pero aún no ha sido evaluado ni formalmente incorporado a un sistema de gestión.

 

3. El Concepto de Documento de Archivo: La Pieza Evaluada y Ordenada

Definición Esencial: El Documento de Archivo es aquel documento que ha sido recibido, gestionado y conservado por una oficina productora (o su archivo de gestión) porque posee un valor primario (legal, fiscal o administrativo) y forma parte de una Serie Documental organizada.

Aplicación Práctica Panameña (El Paso Crucial):

Este es el documento que entra en el sistema formal de gestión documental. Para que un documento sea considerado "Documento de Archivo" en el sentido técnico, debe cumplir:

1.  Procedencia: Haber sido creado o recibido por una entidad dentro de su misión.

2. Ordenación: Estar integrado en una serie documental que respeta el orden original de la oficina (ej. Expediente de Nombramiento, Acta de Junta Directiva).

3.  Valoración: Estar sujeto a una Tabla de Retención Documental (TRD) que define su tiempo de permanencia en las fases activa y semiactiva.

Dominar esta distinción ayuda a los gestores panameños a saber cuándo un papel es solo papeleo y cuándo es una evidencia formal sujeta a las leyes de archivo.

Referencia:

Montes, M. (2025-octubre-22). https://507profesormanuelmontes.blogspot.com/2025/10/la-trinidad-archivistica-panamena.html

Redacción: Magíster Manuel Montes

Jefe del Departamento de Archivo

Secretaría General-UNACHI

EL PULSO DE LA MEMORIA: MODELOS Y PARADIGMAS QUE DEFINEN LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA EN PANAMÁ

La archivística panameña no es un ente pasivo; es un campo de batalla intelectual donde conviven modelos históricos y paradigmas tecnológicos emergentes. Entender estos marcos teóricos es esencial para comprender cómo se gestiona el legado documental del país, desde los pergaminos coloniales hasta los terabytes de información digital.

1. El Paradigma Dominante: La Gestión Documental y el Ciclo de Vida

El modelo que hoy rige la administración pública panameña es firmemente el del Paradigma del Ciclo de Vida del Documento. Este modelo, heredado de la tradición norteamericana y adaptado regionalmente, establece que la gestión documental debe ser continua y eficiente:

Fase Activa: Documentos de uso diario, gestionados por la oficina productora (énfasis en la inmediatez y la eficiencia).

Fase Semiactiva: Documentos que ya no se usan frecuentemente, pero deben conservarse por razones legales o administrativas (custodia en depósitos intermedios).

Fase Histórica (o Inactiva): Documentos con valor permanente, transferidos al Archivo Histórico Nacional para su preservación a largo plazo.

En Panamá, este paradigma se materializa a través de la implementación de Tablas de Retención Documental (TRD) obligatorias para las entidades estatales, buscando eliminar el papeleo innecesario y asegurar la trazabilidad legal.

 2. El Paradigma Histórico: El Legado del *Respect des Fonds*

A pesar del auge digital, el Paradigma Histórico-Cultural sigue siendo el guardián de la identidad nacional. Este modelo se centra en la preservación del Fondo Documental como unidad orgánica, respetando su procedencia y orden original.

En el contexto panameño, este paradigma es vital para la investigación histórica y la defensa de los derechos ciudadanos. Instituciones como el Archivo Nacional priorizan la conservación de colecciones generadas por el Estado, la Iglesia y entidades clave relacionadas con la soberanía (como los archivos del Canal), asegurando que el contexto original del documento no se pierda en la catalogación.

3. El Desafío Contemporáneo: El Paradigma de la Evidencia Digital

El modelo más disruptivo es el que aborda la Ciencia Archivística Digital. Este nuevo paradigma se aleja de la preocupación por el soporte físico y se centra en la Evidencia.

Para Panamá, esto implica:

Autenticidad: Asegurar que el documento digital es lo que dice ser y no ha sido alterado (fundamental en litigios y contratos).

Fiabilidad: Garantizar que el documento refleja fielmente la transacción o decisión que pretendía registrar.

Preservación a Largo Plazo: Desarrollar estrategias tecnológicas robustas para migrar formatos obsoletos y mantener la legibilidad de los archivos electrónicos gubernamentales.

 

La Ciencia Archivística en el país opera, por lo tanto, en una tensión productiva: aplicando la rigurosidad histórica del Fondo mientras se adoptan las herramientas de gestión y evidencia del entorno Digital.

Referencia:

Montes, M. (2025-octubre-20). Magíster Manuel Montes: EL PULSO DE LA MEMORIA: MODELOS Y PARADIGMAS QUE DEFINEN LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA EN PANAMÁ

Redacción: Magíster Manuel Montes

Jefe del Departamento de Archivo

Secretaría General-UNACHI

 

MÁS ALLÁ DEL "EXPEDIENTE": DESCUBRIENDO LA TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA ESENCIAL EN PANAMÁ

La archivística en Panamá, como disciplina que organiza la memoria del Estado y las empresas, se apoya en un lenguaje técnico preciso. Si bien la influencia latinoamericana es fuerte, el día a día administrativo y legal panameño exige la comprensión de términos específicos que garantizan la trazabilidad y la legalidad de los documentos.

 1. La Raíz Común: Principios Universales Adaptados

Nuestra terminología se cimienta en los principios fundamentales adoptados internacionalmente, pero aplicados al marco legal panameño:

Principio de Procedencia (Respect des Fonds): Este es el pilar. En Panamá, significa que los documentos generados por una entidad (ej. el Tribunal Electoral o el Ministerio de Obras Públicas) deben conservarse juntos, respetando la estructura administrativa que los creó. Es la clave para entender el contexto de cualquier Fondo Documental.

 Orden Original: Relacionado con el anterior, implica mantener la secuencia y el arreglo que la oficina productora le dio a sus documentos, algo vital al recibir transferencias de archivos históricos.

 2. La Jerarquía Documental: Del Archivo a la Unidad

Para el gestor documental panameño, entender la jerarquía es crucial para la transferencia y valoración de documentos:

 Archivo: Se refiere tanto a la institución (ej. Archivo Nacional) como al conjunto orgánico de documentos.

Fondo Documental: Es el conjunto total de documentos acumulados por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones.

 Sección / Subfondo: Divisiones administrativas mayores dentro de un Fondo (ej. la Sección de la Dirección General dentro de un Ministerio).

 Serie Documental: Esta es quizás la unidad más usada operativamente. Agrupa documentos similares producidos por una misma función administrativa (Ejemplo: la Serie "Resoluciones Administrativas").

 Expediente: La unidad operativa por excelencia en el sector público. Es la colección ordenada de documentos relativos a un mismo asunto o persona (ej. el expediente de un servidor público o un contrato de obra).

 3. Terminología Clave en la Era Digital Panameña

Con la modernización administrativa, han cobrado vital importancia términos ligados a la gestión documental electrónica (GDE):

Metadato: Información que describe al documento electrónico, permitiendo su búsqueda y autenticación. En Panamá, la correcta aplicación de metadatos es fundamental para cumplir con las normativas de firma digital.

Disposición Final: El acto administrativo por el cual se decide el destino final de los documentos, ya sea su Transferencia al archivo histórico o su Eliminación (previo cumplimiento del Cuadro de Clasificación y Tabla de Retención).

Valoración: El proceso técnico que determina si un documento tiene valor primario (administrativo, legal, fiscal) o valor secundario (histórico, testimonial).

Dominar esta terminología no es solo un ejercicio académico; es la herramienta que permite a los profesionales panameños asegurar que la evidencia de hoy sea la historia y la legalidad del mañana.

Referencia:

Montes, M. (2025-octubre-16). Magíster Manuel Montes: MÁS ALLÁ DEL "EXPEDIENTE": DESCUBRIENDO LA TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA ESENCIAL EN PANAMÁ

Redacción: Magíster Manuel Montes

Jefe del Departamento de Archivo

Secretaría General-UNACHI

DE LAS DOCUMENTACIONES COLONIALES AL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: HISTORIA, CONCEPTOS Y PARADIGMAS ARCHIVÍSTICOS EN PANAMÁ

La gestión de la memoria institucional en Panamá es un reflejo directo de su historia como encrucijada de comercio y soberanía. Analizar la “Historia de la Archivística” en el istmo, entender su “Concepto y Evolución”, y aplicar la “Terminología Archivística” local dentro de los “Paradigmas de la Ciencia Archivística” ofrece una visión clara de cómo el país administra su patrimonio documental.

1. Historia y Concepto: De la Colonia a la República

La “historia de la archivística panameña” tiene sus raíces en las necesidades administrativas coloniales españolas, donde los archivos eran custodios de títulos de propiedad, registros de comercio y documentación del tránsito por el istmo. Tras la separación de Colombia, la consolidación de un sistema archivístico nacional se hizo lenta, dispersa entre ministerios y dependencias.

El “concepto de Archivología” en el contexto panameño se formaliza con la creación de instituciones como el Archivo Nacional (hoy parte del Instituto Nacional de Cultura, INAC), adoptando progresivamente los principios europeos, especialmente el “Principio de Procedencia” (respect des fonds). La evolución ha estado marcada por el desafío de preservar documentos generados por entidades clave como el Canal de Panamá y las entidades gubernamentales post-Tratado Torrijos-Carter.

2. Terminología Archivística en el Contexto Panameño

La “terminología archivística en América Latina” tiende a ser homogénea debido a la influencia de escuelas como la argentina (la Escuela de Córdoba) y la cubana. En Panamá, se utilizan términos estándar, aunque con adaptaciones locales:

* Fondo Documental: Se aplica al conjunto de documentos generados por una entidad específica (ej. Fondo del Ministerio de Relaciones Exteriores).

* Serie Documental: Grupos de documentos similares producidos en el desarrollo de una misma función administrativa (ej. Serie de Expedientes de Contratación Pública).

* Trámite y Expediente: Términos de uso diario en las oficinas públicas, donde la gestión documental exige la identificación precisa del ciclo de vida del “expediente” para su eventual transferencia o eliminación legal.

3. Modelos y Paradigmas en la Ciencia Archivística Panameña

La Ciencia Archivística opera bajo dos grandes paradigmas que dialogan constantemente en Panamá:

A. El Paradigma Histórico-Cultural: Este modelo prioriza la preservación a largo plazo de los documentos que poseen valor patrimonial e histórico. Se enfoca en la conservación física y la difusión de los archivos históricos custodiados por el Archivo Nacional, asegurando la memoria nacional.

B. El Paradigma de la Gestión Documental (Ciclo de Vida): Este es el modelo predominante en la administración pública actual. Se centra en la eficiencia y la legalidad de los documentos desde su creación hasta su disposición final (transferencia o eliminación). La implementación de la “Gestión Documental Electrónica (GDE)” en el sector público panameño es la manifestación más clara de este paradigma, buscando la trazabilidad y la seguridad jurídica de los documentos digitales.

La archivística en Panamá se encuentra en una encrucijada, buscando armonizar la protección de su valioso acervo histórico con la implementación rigurosa de modelos digitales que garanticen la eficiencia administrativa del futuro.

Referencia:

Montes, M. (2025-octubre-16). Magíster Manuel Montes: DE LAS DOCUMENTACIONES COLONIALES AL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: HISTORIA, CONCEPTOS Y PARADIGMAS ARCHIVÍSTICOS EN PANAMÁ

Redacción: Magíster Manuel Montes

Jefe del Departamento de Archivo

Secretaría General

Universidad Autónoma de Chiriquí

UN RECORRIDO POR LA EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA ARCHIVÍSTICA

La archivística, a menudo percibida como una disciplina estática centrada en el papel antiguo, es en realidad un campo dinámico que ha evolucionado intrínsecamente con las necesidades de la administración pública y la sociedad del conocimiento, resaltando la importancia de la gestión documental por medio de los sistemas informáticos, sin prescindir de la teoría base del modelo archivístico. Su historia es el reflejo de cómo las civilizaciones han gestionado su memoria y su evidencia.

1. La Fase Pre-Archivística: El Archivo como Tesoro y Poder

En las civilizaciones antiguas (Mesopotamia, Egipto), los documentos eran principalmente registros de transacciones, leyes y genealogías reales. Los "archivos" eran depósitos custodiados por el poder central, más cercanos a un tesoro que a un servicio público. La gestión era empírica; la organización respondía a la necesidad inmediata del gobernante, y no a principios documentales formales.

2. El Nacimiento de la Archivística Científica: El Modelo Prusiano

El verdadero punto de inflexión se da en el siglo XIX, particularmente en Prusia. Ante la necesidad de organizar los crecientes volúmenes de documentos generados por el Estado moderno, surge la necesidad de una metodología. Aquí nace el concepto fundamental de la archivística: el principio de procedencia (o provenance). Impulsado por teóricos como Müller y Pertz, este principio dictaminó que los documentos deben conservarse según la entidad u oficina que los generó, respetando su orden original (respect des fonds). Este enfoque transformó los archivos de meros depósitos caóticos a fuentes históricas ordenadas y fiables.

3. La Expansión y la Profesionalización (Siglos XIX y XX)

Con la adopción del principio de procedencia, la archivística se consolida como una profesión. Se establecen normas para la descripción documental y se definen los ciclos vitales del documento (teoría de las tres edades: activa, semiactiva e histórica). En América Latina, y específicamente en países como el nuestro Panamá, la influencia de las escuelas europeas se adaptó a las realidades administrativas locales, promoviendo la creación de Archivos Nacionales como custodios de la memoria del Estado.

4. La Revolución Digital y el Desafío de la Autenticidad

El final del siglo XX marcó la transición más abrupta: el paso del soporte papel al electrónico. La archivística se vio forzada a expandir su campo de acción para garantizar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos digitales. Conceptos como la preservación digital a largo plazo, la metadatación y la gestión documental electrónica (GED) pasaron a ser centrales. El archivo ya no es solo un lugar físico, sino un ecosistema de información distribuido y dinámico.

Conclusión: El Archivo como Garantía de Futuro

Hoy, la archivística se posiciona como una disciplina clave para la transparencia y la gobernanza. Desde las tablillas sumerias hasta los big data, el objetivo sigue siendo el mismo: preservar la evidencia de la acción humana. La evolución nos enseña que el archivo no es solo el pasado; es la garantía documental y la memoria organizada que permite a la sociedad construir su futuro con conocimiento de causa.

Referencia:

Montes, M. (2025-octubre-16). Magíster Manuel Montes: UN RECORRIDO POR LA EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA ARCHIVÍSTICA

Redacción: Magíster Manuel Montes

Jefe del Departamento de Archivo

Secretaría General

Universidad Autónoma de Chiriquí