Entender estos
tres conceptos es la base de la gestión documental en cualquier institución
panameña.
En el contexto
legal y administrativo de Panamá, la correcta comprensión de Archivo, Documento
y Documento de Archivo es vital. Aunque a menudo se usan indistintamente en
el lenguaje común, en la archivística y la ley, representan niveles distintos
de la información.
1. El
Concepto de Archivo: El Contexto Organizacional
Definición en
Panamá: El Archivo es el conjunto
orgánico de documentos, independientemente de su fecha, forma o soporte
material, acumulados y recibidos por una persona física o jurídica (pública o
privada) en el ejercicio de sus actividades y funciones.
Aplicación
Práctica Panameña:
No es solo
un lugar:
El Archivo no es solo el edificio o el cuarto donde se guardan papeles. Es el
conjunto documental que pertenece a una entidad.
Ejemplo
Local: El Fondo Documental del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público es el Archivo de esa institución. Si se habla del
Archivo Nacional, se refiere a la institución que custodia los archivos
históricos de valor permanente del país.
2. El
Concepto de Documento: La Evidencia Bruta
Definición
General: Un Documento es toda información registrada
en cualquier tipo de soporte (papel, cinta magnética, microfilme, disco duro)
que sirve como testimonio de un hecho, acto o actividad.
Aplicación
Práctica Panameña:
Amplitud: Este concepto es amplio.
Un memorando, un correo electrónico, una foto, un plano de construcción, o
incluso un tweet oficial, son documentos si registran una acción.
Valor
Potencial:
En esta etapa, el documento tiene un valor potencial (puede ser administrativo,
legal o histórico), pero aún no ha sido evaluado ni formalmente incorporado a
un sistema de gestión.
3. El
Concepto de Documento de Archivo: La Pieza Evaluada y Ordenada
Definición
Esencial:
El Documento de Archivo es aquel documento que ha sido recibido, gestionado y
conservado por una oficina productora (o su archivo de gestión) porque posee un
valor primario (legal, fiscal o administrativo) y forma parte de una Serie
Documental organizada.
Aplicación
Práctica Panameña (El Paso Crucial):
Este es el
documento que entra en el sistema formal de gestión documental. Para que un
documento sea considerado "Documento de Archivo" en el sentido
técnico, debe cumplir:
1. Procedencia: Haber sido creado o
recibido por una entidad dentro de su misión.
2. Ordenación: Estar integrado en una
serie documental que respeta el orden original de la oficina (ej. Expediente de
Nombramiento, Acta de Junta Directiva).
3. Valoración: Estar sujeto a una Tabla de Retención Documental (TRD) que define su tiempo de permanencia en las fases activa y semiactiva.
Dominar esta distinción ayuda a los gestores panameños a saber cuándo un papel es solo papeleo y cuándo es una evidencia formal sujeta a las leyes de archivo.
Referencia:
Montes, M. (2025-octubre-22). https://507profesormanuelmontes.blogspot.com/2025/10/la-trinidad-archivistica-panamena.html
Redacción: Magíster Manuel Montes
Jefe del Departamento de Archivo
Secretaría General-UNACHI