FELIZ DÍA DEL JEFE MAGISTER MANUEL MONTES

Hoy 27 de abril del 2026, conmemorando el Día del Jefe, el equipo de colaboradores de la Sección de Archivo de Secretaria General se llena de satisfacción y mucha alegría el tener la oportunidad de expresarle al MSc. Manuel Montes Jefe de la Sección de Archivo, nuestro más sincero reconocimiento y aprecio por su excelente gestión administrativa y sobre todo por su liderazgo que ha potenciado la capacidad de cada uno de nosotros los colaboradores de la Sección de Archivo.

Queremos manifestarle nuestras más sinceras felicitaciones y agradecimiento porque con su sano liderazgo se convierte en fuente de motivación permanente para potenciar un mejor servicio público a nuestros estamentos universitarios y conducirnos en nuestro camino personal y profesional para ser mejores funcionarios cada día.

Su liderazgo no solo se traduce en la dirección de nuestras funciones , sino su sentido humano para con nosotros. Por medio de su labor, docencia y confianza, nos impulsa a ser mejor cada día, demostrándonos que el trabajo en equipo y la confianza entre las partes, son la base sólida para alcanzar los objetivos trazados en nuestra sección y por ende los de nuestra Unidad administrativa.

Por lo tanto reciba usted, nuestro más profundo respeto y agradecimiento.

Sin otro particular quedamos de usted,

Atentamente,

Equipo de colaboradores de la Sección de Archivo de Secretaria General.

GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE ESTUDIANTES UNIVERSITARIOS EN PANAMÁ

La gestión documental de expedientes estudiantiles abarca la organización, custodia y digitalización de documentos académicos (notas, matrículas, actas entre otros documentos) para garantizar la seguridad, confidencialidad y rápida consulta. Incluye la implementación de tablas de retención, normativas de protección de datos, control de acceso y automatización de procesos para mejorar la eficiencia institucional.

 ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN:

Ciclo de vida del documento: Desde la matricula hasta la graduación o egreso.

Estructura del expediente: Definición de documentos esenciales (solicitudes, documentos de identidad, calificaciones, actas entre otros tramites).

Métodos de ordenación: Alfabética (por apellido extranjeros, nacionalizados, panameños extranjeros), numérica (número de cédula del estudiante).

 DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN ELECTRÓNICA:

Digitalización de registros académicos: Conversión de expedientes físicos y creación de los digitales para un acceso seguro y rápido.

Software de gestión documental: Implementación de sistemas para automatizar recibos de matrículas, gestión de notas y control de permisos de acceso al expediente.

Seguridad de la información: Copias de seguridad (backups), cifrado y protección de datos personales de los estudiantes.

 ARCHIVO Y CONSERVACIÓN:

Tablas de Retención Documental (TRD): Definición del tiempo de conservación de cada documento y su disposición final (archivo central o eliminación segura).

Custodia física: Medidas de seguridad en archivos de gestión y archivos centrales para evitar pérdida o daño.

 NORMATIVIDAD Y CALIDAD:

Cumplimiento normativo: Asegurar que los expedientes cumplan con las leyes educativas y de protección de datos.

Trazabilidad: Registro de quién, cuándo y para qué se consultó un expediente.

Esta estructura asegura la integridad y disponibilidad de la información académica, agilizando la gestión administrativa.

Redacción: Magíster Manuel Montes, UNACHI

Hoy 8 de abril del año 2026, el Mgtr. Manuel Montes, Jefe de la Sección de Archivo, representó a la Secretaría General impartiendo una docencia a estudiantes universitarios

Hoy 8 de abril del  año 2026, el Mgtr. Manuel Montes, Jefe de la Sección de Archivo, representó a la Secretaría General impartiendo una docencia a estudiantes universitarios, sobre los trámites que se realizan en esta unidad administrativa de la Universidad Autónoma de Chiriquí. El evento lleva como título Seminario de Inducción para el Éxito y Desarrollo Estudiantil y es organizado por la Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles, la cual hizo la invitación la Secretaría General y brindar por medio del profesor Montes, esta exposición tan importante para los estudiantes de diferentes Facultades, Centros Regionales, Sedes y Subsedes y Extensión Universitaria de Boquete que componen nuestra institución.

 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ

El día martes 10 de marzo del 2026, el Magíster Manuel Montes, Jefe de la Sección de Archivo de Secretaria General participó del seminario sobre la Salud Bucal Fortalece el Autocuidado en la Comunidad Universitaria.

El día martes 10 de marzo del 2026, el Magíster Manuel Montes, Jefe de la Sección de Archivo de Secretaria General participó del seminario sobre la Salud Bucal Fortalece el Autocuidado en la Comunidad Universitaria. El evento se llevó a cabo en el Auditorio de la Facultad de Ciencias de la Educación.

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ

ADMINISTRACIÓN DE LA RECTORA ETELVINA MEDIANERO DE BONAGAS

El viernes 27 de febrero del presente año el Magíster Manuel Montes, Jefe de la Sección de Archivo de Secretaria General participó de la Capacitación sobre el Manual para la Elaboración de Procedimientos

                                           

El viernes 27 de febrero del presente año el Magíster Manuel Montes, Jefe de la Sección de Archivo de Secretaria General participó de la Capacitación sobre el Manual para la Elaboración de Procedimientos. Esta jornada fue organizado por la Dirección de Gestión y Calidad, dirigida a funcionarios administrativos de la Vicerrectoría de Investigación y Posgrado, Vicerrectoría Administrativa, Secretaría General y Vicerrectoría Académica.

Resaltamos qué durante la actividad, los participantes mostraron una actitud positiva y gran interés en fortalecer sus conocimientos sobre la correcta elaboración de procedimientos, reconociendo la importancia de esta herramienta para estandarizar procesos, mejorar la gestión institucional y fortalecer el Sistema de Gestión de Calidad de nuestra institución.

Este plan forma parte de las acciones estratégicas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Gestión de Calidad, promoviendo la estandarización, la mejora continua y el cumplimiento de los lineamientos institucionales en materia de gestión documental.

Con estas iniciativas, nuestra institución reafirma su compromiso con la calidad, la eficiencia administrativa y el desarrollo institucional sostenible, promoviendo el mejoramiento continuo.

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ

ADMINISTRACIÓN DE LA RECTORA ETELVINA MEDIANERO DE BONAGAS