MÁS ALLÁ DEL "EXPEDIENTE": DESCUBRIENDO LA TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA ESENCIAL EN PANAMÁ

La archivística en Panamá, como disciplina que organiza la memoria del Estado y las empresas, se apoya en un lenguaje técnico preciso. Si bien la influencia latinoamericana es fuerte, el día a día administrativo y legal panameño exige la comprensión de términos específicos que garantizan la trazabilidad y la legalidad de los documentos.

 1. La Raíz Común: Principios Universales Adaptados

Nuestra terminología se cimienta en los principios fundamentales adoptados internacionalmente, pero aplicados al marco legal panameño:

Principio de Procedencia (Respect des Fonds): Este es el pilar. En Panamá, significa que los documentos generados por una entidad (ej. el Tribunal Electoral o el Ministerio de Obras Públicas) deben conservarse juntos, respetando la estructura administrativa que los creó. Es la clave para entender el contexto de cualquier Fondo Documental.

 Orden Original: Relacionado con el anterior, implica mantener la secuencia y el arreglo que la oficina productora le dio a sus documentos, algo vital al recibir transferencias de archivos históricos.

 2. La Jerarquía Documental: Del Archivo a la Unidad

Para el gestor documental panameño, entender la jerarquía es crucial para la transferencia y valoración de documentos:

 Archivo: Se refiere tanto a la institución (ej. Archivo Nacional) como al conjunto orgánico de documentos.

Fondo Documental: Es el conjunto total de documentos acumulados por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones.

 Sección / Subfondo: Divisiones administrativas mayores dentro de un Fondo (ej. la Sección de la Dirección General dentro de un Ministerio).

 Serie Documental: Esta es quizás la unidad más usada operativamente. Agrupa documentos similares producidos por una misma función administrativa (Ejemplo: la Serie "Resoluciones Administrativas").

 Expediente: La unidad operativa por excelencia en el sector público. Es la colección ordenada de documentos relativos a un mismo asunto o persona (ej. el expediente de un servidor público o un contrato de obra).

 3. Terminología Clave en la Era Digital Panameña

Con la modernización administrativa, han cobrado vital importancia términos ligados a la gestión documental electrónica (GDE):

Metadato: Información que describe al documento electrónico, permitiendo su búsqueda y autenticación. En Panamá, la correcta aplicación de metadatos es fundamental para cumplir con las normativas de firma digital.

Disposición Final: El acto administrativo por el cual se decide el destino final de los documentos, ya sea su Transferencia al archivo histórico o su Eliminación (previo cumplimiento del Cuadro de Clasificación y Tabla de Retención).

Valoración: El proceso técnico que determina si un documento tiene valor primario (administrativo, legal, fiscal) o valor secundario (histórico, testimonial).

Dominar esta terminología no es solo un ejercicio académico; es la herramienta que permite a los profesionales panameños asegurar que la evidencia de hoy sea la historia y la legalidad del mañana.

Referencia:

Montes, M. (2025-octubre-16). Magíster Manuel Montes: MÁS ALLÁ DEL "EXPEDIENTE": DESCUBRIENDO LA TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA ESENCIAL EN PANAMÁ

Redacción: Magíster Manuel Montes

Jefe del Departamento de Archivo

Secretaría General-UNACHI