MENSAJE DE AGRADECIMIENTO

Respetadas estudiantes Leizeyka Ríos y Wendy Cascante

Queremos expresar nuestro más sincero agradecimiento por la excelente labor que realizaron durante su práctica profesional en el departamento a nuestro cargo. Su dedicación y compromiso al atender a los diferentes estamentos universitarios, así como su habilidad en la gestión documental y el manejo de nuestra base de datos interna, han sido fundamental para el desarrollo de las funciones diarias encomendadas.

Apreciamos su esfuerzo en los procedimientos de manejo de expedientes para diplomas y para revisión de créditos académicos entre otras funciones que aquí realizamos. Su desarrollo profesional ha sido de ejemplo para nuestro equipo de archivo, demostrando   respeto a sus superiores, sentido de pertenencia, responsabilidad y compromiso con sus labores asignadas y por ende con nuestra institución.

Les deseamos mucho éxito en su futuro académico, personal y profesional.

¡Gracias por su gran trabajo!

Atentamente,

Magíster Manuel Montes
Jefe de Archivo
Secretaria General
UNACHI

Estimados colegas, futuros maestros y todos los involucrados en el ámbito educativo:

Quiero tomar un momento para expresar mi gratitud por el compromiso y la dedicación que cada uno de ustedes aporta a nuestra noble profesión. La educación es una herramienta poderosa que transforma vidas y construye futuros. 

Sigamos trabajando unidos, compartiendo ideas y apoyándonos mutuamente en nuestra misión de formar a las próximas generaciones que dirigirán nuestro Panamá. Cada esfuerzo cuenta y unidos podemos hacer una gran diferencia.

¡Gracias por ser parte de este viaje!

Atentamente,  

Magister Manuel Montes

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES: PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL DE LOS ARCHIVOS EN PANAMÁ

1. Principio de Procedencia

El principio de procedencia establece que los documentos deben ser organizados y preservados de acuerdo con su origen o fuente. Esto implica que los archivos de una misma entidad o persona deben mantenerse juntos, respetando su contexto administrativo y funcional. En Panamá, este principio es esencial para:

- Mantener la Autenticidad: Al conservar los documentos en su contexto original, se asegura la autenticidad de la información.

- Facilitar la Investigación: Los investigadores pueden acceder a información más precisa y contextualizada al estudiar documentos agrupados por su procedencia.

- Optimizar la Gestión Documental: Este principio ayuda a las instituciones a gestionar sus archivos de manera más eficiente, evitando la dispersión de documentos en diferentes ubicaciones.

2. Principio de Orden Original

El principio de orden original se refiere a la preservación del orden en que los documentos fueron creados y organizados por su productor. Este orden refleja la lógica interna y las funciones de la entidad, lo que facilita su comprensión y uso. En Panamá, este principio se aplica de las siguientes maneras:

- Respeto a la Estructura Original: Al mantener el orden original, se conserva la relación entre los documentos, lo que es crucial para su interpretación.

-Facilitación del Acceso: Un archivo bien ordenado permite a los usuarios localizar rápidamente la información que necesitan.

-Soporte a la Transparencia: El orden original ayuda a garantizar que las instituciones sean responsables y transparentes en la gestión de sus documentos.

Importancia en el Contexto Panameño

La implementación de estos principios en Panamá es respaldada por la Ley 27 de 1999 y la Ley 22 de 2006, que regulan la gestión documental y archivística. La Dirección Nacional de Archivos del Ministerio de Cultura promueve la adopción de estas prácticas para asegurar que los archivos no solo sean accesibles, sino que también reflejen la historia y la cultura del país.

Conclusión

Los principios de procedencia y orden original son pilares fundamentales en la archivística panameña. Al respetar estos principios, las instituciones no solo garantizan la integridad y autenticidad de la información, sino que también contribuyen a la preservación del patrimonio documental del país. La correcta aplicación de estos principios es esencial para fomentar la transparencia y la eficiencia en la gestión de archivos en Panamá.

REFERENCIA ELECRÓNICA:

Montes,M.(2025-noviembre-21). https://507profesormanuelmontes.blogspot.com/2025/11/principios-fundamentales-procedencia-y.html

Redacción Magister Manuel Montes

Jefe de Archivo

Secretaría General -UNACHI

 

CONCEPTO DE ARCHIVO, DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO EN PANAMÁ

1. Concepto de Archivo

Un archivo se define como un conjunto organizado de documentos que son conservados por una entidad pública o privada, con el fin de preservar y facilitar el acceso a la información que contienen. En Panamá, la Ley 27 de 1999 establece el marco normativo para la gestión documental y archivística, enfatizando la importancia de los archivos como patrimonio cultural y herramienta para la transparencia y la rendición de cuentas.

2. Concepto de Documento

Un documento es cualquier soporte que contiene información, ya sea en formato físico o digital, y que puede ser utilizado para evidenciar, comunicar o registrar datos. Los documentos pueden variar en su naturaleza, como textos, imágenes, videos, entre otros. En el contexto panameño, la Ley 22 de 2006 regula la creación y gestión de documentos, asegurando que sean accesibles y estén debidamente resguardados.

3. Documento de Archivo

El documento de archivo es aquel documento que, por su contenido y valor informativo, se considera necesario para la administración, la justicia o la investigación, y que debe ser preservado en un archivo. Estos documentos pueden ser de carácter administrativo, legal, histórico o cultural. En Panamá, su gestión está sujeta a normativas específicas que buscan garantizar su conservación y accesibilidad.

Importancia de la Gestión Documental en Panamá

La correcta gestión de archivos y documentos es fundamental para asegurar la transparencia y el buen funcionamiento de las instituciones. En Panamá, la Dirección Nacional de Archivos del Ministerio de Cultura juega un papel crucial en la promoción de buenas prácticas archivísticas, contribuyendo a la preservación del patrimonio documental del país.

Conclusión

El entendimiento de los conceptos de archivo, documento y documento de archivo es esencial para la gestión adecuada de la información en Panamá. A medida que el país avanza hacia la digitalización y modernización de sus procesos, la archivística se convierte en una herramienta clave para la transparencia y la gestión eficiente de la información.

Referencia:

Montes,M.(2025-noviembre-20). https://507profesormanuelmontes.blogspot.com/2025/11/concepto-de-archivo-documento-y.html

Redacción Magister Manuel Montes

Jefe de Archivo

Secretaría General -UNACHI

 

LA TRINIDAD ARCHIVÍSTICA PANAMEÑA: ARCHIVO, DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO EXPLICADOS

Entender estos tres conceptos es la base de la gestión documental en cualquier institución panameña.

En el contexto legal y administrativo de Panamá, la correcta comprensión de Archivo, Documento y Documento de Archivo es vital. Aunque a menudo se usan indistintamente en el lenguaje común, en la archivística y la ley, representan niveles distintos de la información.

 

1. El Concepto de Archivo: El Contexto Organizacional

Definición en Panamá:  El Archivo es el conjunto orgánico de documentos, independientemente de su fecha, forma o soporte material, acumulados y recibidos por una persona física o jurídica (pública o privada) en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Aplicación Práctica Panameña:

No es solo un lugar: El Archivo no es solo el edificio o el cuarto donde se guardan papeles. Es el conjunto documental que pertenece a una entidad.

Ejemplo Local:  El Fondo Documental del Ministerio de Hacienda y Crédito Público es el Archivo de esa institución. Si se habla del Archivo Nacional, se refiere a la institución que custodia los archivos históricos de valor permanente del país.

 

2. El Concepto de Documento: La Evidencia Bruta

Definición General:  Un Documento es toda información registrada en cualquier tipo de soporte (papel, cinta magnética, microfilme, disco duro) que sirve como testimonio de un hecho, acto o actividad.

Aplicación Práctica Panameña:

Amplitud: Este concepto es amplio. Un memorando, un correo electrónico, una foto, un plano de construcción, o incluso un tweet oficial, son documentos si registran una acción.

Valor Potencial: En esta etapa, el documento tiene un valor potencial (puede ser administrativo, legal o histórico), pero aún no ha sido evaluado ni formalmente incorporado a un sistema de gestión.

 

3. El Concepto de Documento de Archivo: La Pieza Evaluada y Ordenada

Definición Esencial: El Documento de Archivo es aquel documento que ha sido recibido, gestionado y conservado por una oficina productora (o su archivo de gestión) porque posee un valor primario (legal, fiscal o administrativo) y forma parte de una Serie Documental organizada.

Aplicación Práctica Panameña (El Paso Crucial):

Este es el documento que entra en el sistema formal de gestión documental. Para que un documento sea considerado "Documento de Archivo" en el sentido técnico, debe cumplir:

1.  Procedencia: Haber sido creado o recibido por una entidad dentro de su misión.

2. Ordenación: Estar integrado en una serie documental que respeta el orden original de la oficina (ej. Expediente de Nombramiento, Acta de Junta Directiva).

3.  Valoración: Estar sujeto a una Tabla de Retención Documental (TRD) que define su tiempo de permanencia en las fases activa y semiactiva.

Dominar esta distinción ayuda a los gestores panameños a saber cuándo un papel es solo papeleo y cuándo es una evidencia formal sujeta a las leyes de archivo.

Referencia:

Montes, M. (2025-octubre-22). https://507profesormanuelmontes.blogspot.com/2025/10/la-trinidad-archivistica-panamena.html

Redacción: Magíster Manuel Montes

Jefe del Departamento de Archivo

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