La
archivística panameña no es un ente pasivo; es un campo de batalla intelectual
donde conviven modelos históricos y paradigmas tecnológicos emergentes.
Entender estos marcos teóricos es esencial para comprender cómo se gestiona el
legado documental del país, desde los pergaminos coloniales hasta los terabytes
de información digital.
1. El
Paradigma Dominante: La Gestión Documental y el Ciclo de Vida
El modelo que
hoy rige la administración pública panameña es firmemente el del Paradigma del
Ciclo de Vida del Documento. Este modelo, heredado de la tradición
norteamericana y adaptado regionalmente, establece que la gestión documental
debe ser continua y eficiente:
Fase
Activa:
Documentos de uso diario, gestionados por la oficina productora (énfasis en la
inmediatez y la eficiencia).
Fase
Semiactiva:
Documentos que ya no se usan frecuentemente, pero deben conservarse por razones
legales o administrativas (custodia en depósitos intermedios).
Fase
Histórica (o Inactiva): Documentos con valor permanente, transferidos al Archivo
Histórico Nacional para su preservación a largo plazo.
En Panamá,
este paradigma se materializa a través de la implementación de Tablas de
Retención Documental (TRD) obligatorias para las entidades estatales, buscando
eliminar el papeleo innecesario y asegurar la trazabilidad legal.
2. El
Paradigma Histórico: El Legado del *Respect des Fonds*
A pesar del
auge digital, el Paradigma Histórico-Cultural sigue siendo el guardián de la
identidad nacional. Este modelo se centra en la preservación del Fondo
Documental como unidad orgánica, respetando su procedencia y orden original.
En el contexto
panameño, este paradigma es vital para la investigación histórica y la defensa
de los derechos ciudadanos. Instituciones como el Archivo Nacional priorizan la
conservación de colecciones generadas por el Estado, la Iglesia y entidades
clave relacionadas con la soberanía (como los archivos del Canal), asegurando
que el contexto original del documento no se pierda en la catalogación.
3. El
Desafío Contemporáneo: El Paradigma de la Evidencia Digital
El modelo más
disruptivo es el que aborda la Ciencia Archivística Digital. Este nuevo
paradigma se aleja de la preocupación por el soporte físico y se centra en la
Evidencia.
Para Panamá,
esto implica:
Autenticidad: Asegurar que el documento
digital es lo que dice ser y no ha sido alterado (fundamental en litigios y
contratos).
Fiabilidad: Garantizar que el
documento refleja fielmente la transacción o decisión que pretendía registrar.
Preservación
a Largo Plazo: Desarrollar estrategias tecnológicas robustas para migrar
formatos obsoletos y mantener la legibilidad de los archivos electrónicos
gubernamentales.
La Ciencia
Archivística en el país opera, por lo tanto, en una tensión productiva:
aplicando la rigurosidad histórica del Fondo mientras se adoptan las
herramientas de gestión y evidencia del entorno Digital.
Referencia:
Montes, M. (2025-octubre-20).
Redacción: Magíster Manuel Montes
Jefe del Departamento de Archivo
Secretaría General-UNACHI
NOTA: DERECHO DE AUTOR UTILIZA LAS IMÁGENES ANEXAS A LA PUBLICACIÓN:
MAGÍSTER MANUEL MONTES
