La archivística, a menudo percibida como una disciplina estática centrada en el papel antiguo, es en realidad un campo dinámico que ha evolucionado intrínsecamente con las necesidades de la administración pública y la sociedad del conocimiento, resaltando la importancia de la gestión documental por medio de los sistemas informáticos, sin prescindir de la teoría base del modelo archivístico. Su historia es el reflejo de cómo las civilizaciones han gestionado su memoria y su evidencia.
1. La Fase Pre-Archivística: El Archivo
como Tesoro y Poder
En las civilizaciones antiguas
(Mesopotamia, Egipto), los documentos eran principalmente registros de
transacciones, leyes y genealogías reales. Los "archivos" eran
depósitos custodiados por el poder central, más cercanos a un tesoro que a un servicio
público. La gestión era empírica; la organización respondía a la necesidad
inmediata del gobernante, y no a principios documentales formales.
2. El Nacimiento de la Archivística
Científica: El Modelo Prusiano
El verdadero punto de inflexión se da en
el siglo XIX, particularmente en Prusia. Ante la necesidad de organizar los
crecientes volúmenes de documentos generados por el Estado moderno, surge la
necesidad de una metodología. Aquí nace el concepto fundamental de la
archivística: el principio de procedencia (o provenance). Impulsado por
teóricos como Müller y Pertz, este principio dictaminó que los documentos deben
conservarse según la entidad u oficina que los generó, respetando su orden
original (respect des fonds). Este enfoque transformó los archivos de meros
depósitos caóticos a fuentes históricas ordenadas y fiables.
3. La Expansión y la Profesionalización
(Siglos XIX y XX)
Con la adopción del principio de
procedencia, la archivística se consolida como una profesión. Se establecen
normas para la descripción documental y se definen los ciclos vitales del
documento (teoría de las tres edades: activa, semiactiva e histórica). En
América Latina, y específicamente en países como el nuestro Panamá, la
influencia de las escuelas europeas se adaptó a las realidades administrativas
locales, promoviendo la creación de Archivos Nacionales como custodios de la
memoria del Estado.
4. La Revolución Digital y el Desafío de
la Autenticidad
El final del siglo XX marcó la
transición más abrupta: el paso del soporte papel al electrónico. La
archivística se vio forzada a expandir su campo de acción para garantizar la autenticidad,
fiabilidad e integridad de los documentos digitales. Conceptos como la
preservación digital a largo plazo, la metadatación y la gestión documental
electrónica (GED) pasaron a ser centrales. El archivo ya no es solo un lugar
físico, sino un ecosistema de información distribuido y dinámico.
Conclusión: El Archivo como Garantía de
Futuro
Hoy, la archivística se posiciona como
una disciplina clave para la transparencia y la gobernanza. Desde las tablillas
sumerias hasta los big data, el objetivo sigue siendo el mismo: preservar la
evidencia de la acción humana. La evolución nos enseña que el archivo no es
solo el pasado; es la garantía documental y la memoria organizada que permite a
la sociedad construir su futuro con conocimiento de causa.
Redacción: Magíster Manuel Montes ,Jefe del Departamento de Archivo
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